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Accompagnement des associations

Dérogation COVID-19

Jusqu’au 31 juillet 2020, l’association qui convoque l’assemblée peut décider que la réunion aura lieu par visioconférence ou conférence téléphonique, même si cela n’est pas prévu par les statuts. Toutefois, au vue de l’article 6 qui se réfère aux cas prévus par la loi, pour les associations, il semble possible de recourir à la consultation écrite des assemblées générales que si les statuts le prévoient. Le cas échéant, les comptes peuvent être approuvés sous cette forme.

Aujourd’hui, plus de 300 associations sont recensées à Bernay. La ville est à leurs côtés pour les guider et les accompagner dans leurs démarches : demande de subventions, location et prêt de salles, organisation d’événements ou encore en soutien logistique.

picto rond personne autour d'une table
Formulaire de réservation de salles
picto rond fiche identité
Annuaire des associations non sportives
Annuaire des associations sportives
Équipements sportifs

Conseils et formations

Localement, la Maison des associations a deux rôles majeurs :

  • pôles de ressources :
    • lieux de conseil et de formation ;
    • accompagnement de projets associatifs ;
    • aide au développement de projets associatifs ;
  • espaces locaux d’accueil, de rencontres et d’échanges : soutien aux projets inter-associatifs.

De par le label « Point d’Appui à la Vie Associative », la Maison des associations de Bernay se veut une plateforme pour la mutualisation des ressources afin de renforcer le réseau associatif du territoire.

Le PAVA, Point d’appui à la vie associative, est un label donné par l’État à l’échelle départementale.

Les PAVA sont des structures d’information et de conseil de premier niveau dans les domaines de la vie quotidienne de l’association (gestion, statuts, engagement bénévole, montage de projets,…) et d’orientation des bénévoles vers les dispositifs adaptés en matière de formation, d’appui-conseil, de financements, les CRIB (centres de ressources et les organismes spécialisés).
Ils favorisent les échanges entre les associations de leur territoire d’implantation. A l’instar des CRIB, des référents spécifiques sont identifiés et l’activité liée au PAVA ne représente qu’une partie des actions menées par les associations labellisées.

Location et prêt de salles

La Maison des associations de Bernay met à la disposition des associations bernayennes qui le souhaitent des salles de réunion. L’ensemble des locaux est accessible aux personnes à mobilité réduite. Afin de garantir l’accès aux salles, pensez à anticiper le plus possible vos demandes de réservations de salles et de matériel.

Les salles à votre disposition :

  • Cuisine
  • Réfectoire (capacité : 150 pers)
  • Salle de réunion 1 avec écran (capacité : 60 pers assises)
  • Salle de réunion 2 avec piano (capacité : 80 pers assises)
  • Petites salles (capacité : 12 à 20 pers assises)

Du matériel :

  • Vaisselle
  • Chaises
  • Tables
  • Matériel de sonorisation
  • Vidéoprojecteur
  • Meuble TV
  • Piano

Les associations bernayennes ont également la possibilité de disposer de différentes salles municipales : salle des fêtes, salle Jules Ferry, Maison de quartier du Stade et Maison de quartier du Bourg-le-Comte.

La gratuité est accordée aux associations bernayennes, dans la limité de deux forfait par an (forfait journée et WE).

Demande de subventions

un homme écrivant

La Ville de Bernay apporte son soutien aux associations notamment par le biais de subventions.

Les subventions accordées aux associations peuvent être de natures différentes :

  • subvention de fonctionnement, pour couvrir les charges courantes de fonctionnement de l’association.
  • subvention de projet, pour financer une action ou un projet spécifique.
  • subvention d’investissement, financement de biens d’équipement de l’association (matériel de bureau, mobilier…).

Avant toute demande de subvention, renseignez-vous au préalable auprès de la Maison des associations pour vous assurer que votre projet est éligible et rentre dans les critères de financement (intérêt public local, thématiques, publics visés…).

Avant d’effectuer toute demande de subvention, votre association doit obligatoirement disposer d’un numéro SIRET.

Subvention de fonctionnement

Les bonnes intentions ne suffisent pas, il faut présenter un dossier de demande de subvention complet et détaillé.

Chaque dossier devra être obligatoirement accompagné des pièces justificatives suivantes :

  • Le bilan d’activités. Le bilan d’activités correspond aux actions et projets menés au cours de l’année ainsi que les points positifs et négatifs de ces dernières.
  • Une présentation de l’activité pour l’année à venir.
  • Le procès-verbal signé de la dernière Assemblée Générale. Il doit comprendre obligatoirement le vote du bilan d’activités, le vote du bilan financier et le vote du bureau s’il y a un changement.
  • Un compte de résultat.
  • Un budget prévisionnel de fonctionnement.
  • Un Relevé d’Identité Bancaire ou postal récent
  • Un bilan financier. Facultatif selon les règles du plan comptable

Subvention de projet et exceptionnelle

Les bonnes intentions ne suffisent pas, il faut présenter un dossier de demande de subvention complet et détaillé. Il  faut à la fois valoriser votre projet associatif, décrire la ou les actions que vous souhaitez réaliser, définir les charges et identifier les ressources nécessaires pour  mettre en œuvre votre projet. Le cas échéant, n’hésitez pas à joindre des devis qui compléteront votre demande.

Chaque dossier devra être obligatoirement accompagné des pièces justificatives suivantes :

  • Le bilan d’activités. Le bilan d’activités correspond aux actions et projets menés au cours de l’année ainsi que les points positifs et négatifs de ces dernières.
  • Le procès-verbal signé de la dernière Assemblée Générale. Il doit comprendre obligatoirement le vote du bilan d’activités, le vote du bilan financier et le vote du bureau s’il y a un changement.
  • Un budget prévisionnel de projet.
  • Un budget prévisionnel de fonctionnement.
  • Un compte de résultat.
  • Devis correspondant à votre projet si vous les possédez.
  • Un Relevé d’Identité Bancaire ou postal récent
  • Un bilan financier. Facultatif selon les règles du plan comptable

Les dossiers peuvent être déposés tout au long de l’année.

Documentation utile

Liens utiles

Des demandes de subvention sont également possible auprès du Département de l’Eure et de la Région Normandie.

Organisation d'événements

Ce que vous devez savoir

L’organisation d’un événement associatif doit respecter certaines règles. La responsabilité (civile et pénale) incombe à l’organisateur de la manifestation et donc à la structure associative.

Assurez-vous que votre rencontre ne nécessite pas une quelconque demande d’autorisation ou l’accomplissement d’une formalité déclarative. En effet, certaines manifestations sont soumises à ces obligations. C’est notamment le cas si :

  • L’événement associatif accueille du public
  • Il occupe la voie publique ou un domaine public
  • Il s’agit d’une manifestation sportive
  • Vous tenez un bar ou une buvette lors de votre événement

Outre la déclaration de manifestation auprès de l’autorité compétente (mairie ou préfecture), il faut aussi s’atteler à la réalisation de démarches supplémentaires dans certains cas :

Mise en place d’une buvette ou d’un bar

Une association peut ouvrir une buvette lors des évènements qu’elle organise. Mais uniquement de manière temporaire et avec l’autorisation du maire ou du préfet. La commune, la mairie ou la préfecture peut autoriser une association à ouvrir une buvette lors d’une manifestation, dont elle est l’organisatrice.

Une buvette sans alcool

Si l’association ne propose aucune boisson alcoolisée lors de son évènement, elle a toute liberté d’ouvrir une buvette. Cela, aussi bien de façon temporaire que permanente. En plus, elle n’a pas à effectuer de formalités particulières auprès de la mairie ou de l’administration fiscale.

Une buvette avec alcool

Si la buvette associative sert des boissons alcoolisées à consommer sur place de 3e catégorie, l’association doit impérativement obtenir une licence restreinte de débit de boissons (licence III). Elle a également l’obligation de se conformer à la règlementation qui régit les débits de boissons en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité.

À noter que les boissons alcoolisées du groupe 3 consistent en :

  • Boissons fermentées non distillées (vin, bière, cidre, poiré, hydromel)
  • Vins doux naturels, vins de liqueur, apéritifs à base de vin
  • Jus de fruits ou de légumes comportant jusqu’à 3° d’alcool, crème de cassis, liqueur de fruits avec moins de 18° d’alcool

Le nombre d’autorisations qu’une association peut obtenir pour l’ouverture d’une buvette lors d’un évènement qu’elle organise se limite à 5 par an.

Organisation d’un loto (loterie, tombola) ou d’une braderie (vide-grenier, foire à tout)

Une association loi 1901 a tout à fait la possibilité d’organiser un loto si celui-ci est en faveur d’un acte caritatif, social, artistique, éducatif, scientifique, culturel ou sportif. En effet, même si l’État a le monopole sur les jeux d’argent, les lotos traditionnels peuvent avoir lieu dans un cercle restreint, généralement dans le cadre associatif. Bien évidemment, l’organisation d’un tel évènement associatif doit suivre plusieurs étapes essentielles, notamment l’accomplissement de certaines formalités. Il convient également de penser aux lots, au tirage au sort, aux obligations légales à respecter et aux modalités de vente de cartons de loto.

Une association peut organiser un loto sans avoir à effectuer la moindre demande d’autorisation ou déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture. Néanmoins, il est vivement conseillé de procéder à cette formalité administrative pour éviter les mauvaises surprises. Pour ce faire, il suffit d’adresser une demande d’autorisation à la mairie de la commune où se trouve le siège social de l’association.

Diffusion de musique : procédure auprès de la SACEM

SACEM pour diffuser de la musique. Ceci est valable que la musique soit jouée par des artistes ou enregistrée.

Le tarif des droits d’auteur dépend de l’importance de la musique dans l’événement associatif ou des activités régulières de l’association. En effet, la redevance à verser à la SACEM est adaptée à l’utilisation des œuvres musicales. Celle-ci est calculée d’après les dépenses effectuées en amont plutôt qu’en fonction des recettes réalisées. Ainsi, sont compris dans ce calcul :

  • La gratuité ou le prix de l’entrée ;
  • Le nombre de places ;
  • La taille de la salle ;
  • Le fait que la musique soit enregistrée ou non.

Dans le cas où la musique est utilisée en tant que fond sonore, le tarif est forfaitaire. Par contre, si la musicalité joue un rôle essentiel comme c’est le cas lors d’un concert ou un bal, les droits à verser seront proportionnels aux bénéfices réalisés.

Bon à savoir : une association qui demande l’autorisation à la SACEM au moins 15 jours à l’avance bénéficiera d’une réduction de 20 %.

Mise en place de la sécurité des personnes

Peu importe la nature de l’évènement, en tant qu’organisateur, votre association est responsable de la sécurité des participants. Ce volet doit même figurer parmi vos priorités. D’ailleurs, dans le cadre du plan VIGIPIRATE, différentes obligations légales sont à respecter. Pour rappel, deux des 13 domaines d’action de ce plan concernent particulièrement les évènements associatifs. À savoir les rassemblements ainsi que les installations et bâtiments.

Pour en revenir aux normes auxquelles vous devez vous soumettre, la mise en place du plan VIGIPIRATE suppose l’adoption de certaines mesures de sécurité :

  • Instaurer un service de sécurité propre (service d’ordre, dispositif de surveillance…) ;
  • Limiter le nombre des accès pour une surveillance optimale des lieux ;
  • Contrôler les flux et filtrer les entrées (inspection visuelle, fouilles des sacs volumineux, des bagages, du corps…) ;
  • Protéger les files d’attente ;
  • Vérifier la présence de sorties de secours et leur conformité ;
  • Garantir la sécurité des accès extérieurs du lieu de l’évènement contre toute attaque éventuelle d’un véhicule-bélier en installant des plots, herses mobiles, blocs de béton, etc. ;
  • S’assurer de la propreté et de la transparence des parties communes et des zones techniques du site. Cela, afin d’éviter qu’on puisse y abandonner et dissimuler des colis dangereux.

Utilisation du logotype de la Ville de Bernay

La Ville de Bernay est partenaire de vos événements, actions, animations, elle vous accompagne, finance un projet, un événement ? Le logotype de la Ville de Bernay doit alors apparaitre sur vos supports de communication.

Le logotype de la Ville de Bernay est la propriété de la Ville de Bernay, néanmoins son utilisation est possible par les partenaires ou encore les associations, mais doit respecter certaines règles.

Les événements organisés par la Maison des associations

Chaque année, le service de la Vie associative organise des événements tels que :

  • le Forum des associations, un rendez-vous incontournable à chaque rentrée pour s’inscrire à une activité ou s’engager comme bénévole auprès des associations bernayennes présentes.
  • le Téléthon, une mobilisation exceptionnelle pour vaincre la maladie et un élan de solidarité unique avec l’organisation de plusieurs manifestations par les associations afin de récolter des moyens pour mener le combat contre la maladie.
  • Le Trophée des associations, événement important qui soutient fortement le bénévolat et le sport par la valorisation des actions menées au quotidien par les bénévoles et la mise en lumière des résultats sportifs bernayens.
  • Espace Marie Louise-Hémet (Maison des associations)

Informations pratiques

Maison des Associations
Espace Marie-Louise-Hémet
8, rue Jacques-Philippe-Bréant
27300 Bernay
Tel. 02 32 43 80 30
E-mail  : emlh@bernay27.fr

Ouverture du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 17h30